Guide utilisateur suivi véhicule

Préambule

Le service  est fourni gratuitement pour un test de 14 jours à partir de la date où nous vous envoyons par mail vos identifiants et mot de passe. Au-delà de cette période, l’abonnement à notre service sera facturable annuellement et renouvelable à la date anniversaire.

Cette application de gestion de véhicules a été développée dans le but d’être la plus simple et intuitive possible. Malgré nos différents protocoles de tests, certains dysfonctionnement ont pu nous échapper. N’hésitez pas à nous les signaler pour améliorer le service.

Mode opératoire du logiciel de suivi de véhicules

Installation

Aucune installation du logiciel « Ma Gestion Véhicule » n’est à réaliser car nous vous proposons un accès à un service qui est stocké sur un serveur avec sauvegardes quotidiennes.

Il est à noter que les données crées par un client ne sont communes qu’à tous les utilisateurs pour lesquels le client aura demandé un accès mais ne sont pas visibles par les autres comptes client.

Utilisation du logiciel

Au 1er lancement de l’application, il vous sera demandé si vous souhaitez mettre un mot de passe pour ouvrir le logiciel :

saisie d'un mot de passe pour le logiciel

saisir un mot de passe pour le programme

En répondant OUI, le logiciel vous demandera alors de saisir un mot de passe puis de le confirmer.
Une fois saisie, ce mot de passe vous sera demandé à chaque lancement de l’application.
NB : Vous pourrez par la suite changer ou supprimer ce mot de passe si vous le souhaitez grâce au menu ADMINISTRATION mentionné plus bas.

Dans certains menus, vous pouvez voir apparaitre une fenêtre avec une astuce.
Vous pouvez choisir de ne plus voir cette astuce ou alors de ne plus voir aucune astuce grâce aux cases à cocher situées en bas de l’écran :

aide ou astuce pour le logiciel

Découvrez les astuces du logiciel

NB : Vous pourrez par la suite décider de réafficher ces astuces grâce au menu ADMINISTRATION mentionné plus bas.

Ecran d’Accueil

Le 1er écran de l’application vous permet en un coup d’œil de voir si vous avez des alertes en cours:

  • Pas de relevé kilométrique depuis plus d’un mois
  • un rendez-vous dans l’agenda, etc…

Dans certains cas, il est possible de double-cliquer sur le rappel pour ouvrir celui-ci (cas d’un rendez-vous dans l’agenda).

rappels du logiciel

voir vos rappels rapidement

Vous pouvez également voir vos rendez-vous se trouvant dans l’agenda pour les 30 prochains jours :

visualisez l'agenda du logiciel

Les rendez-vous des trente jours à venir

Enfin les prochains rappels s’affichent dans le dernier tableau en bas de fenêtre :

accéder aux prochains rappels

Les rappels des jours à venir

 

NB : Un bouton situé sur la gauche vous permet d’actualiser ces informations.

 

Mettre à jour vos données

Actualisez les données

Menu « Mes Véhicules »

Comme son nom l’indique, le menu véhicules vous permet de gérer tous vos véhicules (camion, Quad, voiture, tracteur,…) cette liste est illimitée, vous pouvez ajouter autant de type de véhicule que vous le souhaitez. Vous gérez également toutes les informations relatives à vos véhicules.
3 boutons vous permettent de :

  • Créer un nouveau véhicule
  • Modifier le véhicule sélectionné
  • Supprimer le véhicule sélectionné
vréer modifier ou ajouter un véhicule dans ce champs

Gérer ses véhicules

Le 1er tableau vous affiche l’ensemble de vos véhicules :

 

aAfichage des véhicules

Voir ses véhicules dans le programme

La 2e partie de l’écran affiche les informations concernant le véhicule sélectionné :

accéder aux véhicules sélectionnés dans le logiciel

Voir les véhicules sélectionnés

NB : Pour entrer des informations dans cette partie, vous devez cliquer sur le bouton « Modifier le Véhicule » ou simplement double-cliquer sur le véhicule concerné.

Onglet Général

Dans cet onglet vous renseignez les informations générales du véhicule (type, marque, etc…).

Vous pouvez y attacher une photo ainsi qu’un fichier image pour la carte grise (scan de la carte grise par exemple).

type de véhicule

Onglet Assurance

Dans cet onglet, vous renseigner la compagnie d’assurance ainsi que les informations sur votre contrat. Vous pouvez indiquer un nombre de jours avant la date d’échéance de celui-ci si vous souhaitez être prévenu à l’avance pour résilier ou prospecter d’autres assurances par exemple.

 

échéancier assurance avec logiciel

Mettre la date sur votre prochaine échéance d’assurance

Onglet Interventions

Dans cet onglet, vous pourrez enregistrer toutes les interventions effectuées sur le véhicule (carburant, révision, réparation, contrôle technique, …).
3 boutons sur la droite permettent de:

  • créer
  • modifier
  • supprimer une intervention.

 

gestion des interventions assistée avec informatique

gérer les interventions sur les véhicules

A la création d’une intervention, il est fortement conseillé de renseigner un maximum d’information comme le kilométrage, le prix TTC, le volume en litre en cas de plein de carburant, le fournisseur

saisir les données pour que le logiciel calcule

Données à aisir

Onglet Rappels

Dans cet onglet, vous gérez les rappels que vous souhaitez avoir. Par exemple un rappel tous les 30.000 kilomètres pour la révision.

gérez vos véhicules et leurs rappels en Kilomètres

gestion de vos rappels en nombre de Km

Un rappel peut-être défini par répétition en nombre de kilomètres ou alors en nombre de jours :

définition de vos rappels en kilomètres ou en jours

Définir vos rappels

Onglet Location/Crédit

Dans cet onglet, vous renseignez les informations concernant la location, si votre véhicule est en LOA par exemple ou alors en crédit.
Vous renseignez alors la date du 1er loyer, la durée du crédit/location, le loyer/mensualité de référence et le fournisseur.
Cliquez ensuite sur le bouton VALIDER L’échéancier.
Vous pouvez ensuite ajuster la date et le montant de chaque occurrence de l’échéancier.

Entrez le mensuel et validez

validez l’échéancier du loyer

Onglet Fiche de vente

Si le véhicule est vendu, indiquez ici la date de vente.
Vous pouvez également y attacher un fichier image du scan du certificat de vente par exemple.

Véhicule vendu à date

date de vente du véhicule

Onglet Observations

Indiquer ici si vous souhaitez mettre un commentaire sur le véhicule.

Commentaire sur le véhicule

Ajouter un commentaire

Important:

Après toute modification de données dans les onglets précédents, vous devez cliquer sur le bouton VALIDER ou ANNULER situé en bas de la fenêtre Menu « Agenda »
enregistrer ou annuler

Validez votre saisie

L’agenda vous permet de voir/gérer vos rendez-vous.
3 boutons situés sur la gauche vous permettent de :

  • Créer un nouveau RDV
  • Modifier le RDV sélectionné
  • Supprimer le RDV sélectionné

 

Vous pouvez cliquer sur une date dans le petit agenda pour vous rendre directement à cette date.

Planifier les rendez-vous dans l'agenda

Planification des rendez-vous

 

NB : Vous pouvez modifier la vue de l’agenda en faisant un clic-droit sur celui-ci :

modifier l'affichage du calendrier

Sélection de l’affichage

Menu « Statistiques »
3 Statistiques principales vous sont proposées :

  • Le suivi de consommation du véhicule sélectionné
  • Le cout mensuel du véhicule
  • L’évolution du kilométrage

 

Onglet Consommations

Dans cet onglet, vous retrouvez 2 informations :

  • – Une jauge avec la consommation moyenne du véhicule (toute sa période de vie)
  • – Un graphique avec la consommation moyenne des 12 derniers mois (si cette information est disponible et renseignée au moins une fois dans le mois). Un bouton en bas d’écran vous permet d’extraire les données pour tous les mois).
Graphique statistiques automobile et véhicule

Sélection et affichage des statistiques

Onglet Couts

Dans cet onglet, vous retrouverez les coûts mensuels de votre véhicule ainsi qu’un graphique montrant la répartition par fournisseur de ce cout :

affichage des couts par graphique

Graphique par dépenses

Onglet Kilométrage

Un graphique permet la représentation de l’évolution mensuelle du kilométrage du véhicule.

Graphique kilométrage des véhicules

Evolution du kilométrage

Menu « Maintenance »

Ce menu vous permet de :

  • Faire des sauvegardes de données de votre application. Il est recommandé de faire au minimum une sauvegarde par mois et de placer le fichier de sauvegarde sur un disque dur externe.
  • Faire une restauration de sauvegarde (dans ce cas les données présentes dans l’application seront remplacés par la restauration)
  • Modifier votre mot de passe qui sert à l’ouverture du logiciel
  • Ré-afficher toutes les astuces
  • Procéder à l’enregistrement du logiciel pour le débloquer suite à l’achat de la licence.
  • Gérer et modifier les données comme: les fournisseurs, les types de véhicules et les types d’interventions.
sauvegarder les données des véhicules

Sauvegarde des données du logiciel

En bas à gauche de cet écran, vous trouverez 2 liens permettant d’acheter le logiciel et de l’enregistrer.

La fenêtre d’achat comporte 2 boutons.

Un bouton vous permettant d’acheter la version PUBLIC et un pour la version PRO. En cliquant sur l’un de ceux-ci, vous allez être redirigé vers le formulaire d’achat.

Boutons d'achat du logiciel

Boutons d’achat du logiciel

La fenêtre d’enregistrement vous permet, une fois le logiciel acheté et les codes d’activation reçus, d’activer toutes les fonctions de votre logiciel.

Enregistrement de la licence du logiciel

Enregistrement de la licence du logiciel

Pourquoi gérer sa voiture avec un logiciel ?

Vous apprendrez ici, pourquoi il est important de budgéter les couts de ses véhicules, pour effectuer un suivi rigoureux de ses dépenses.
Comment gérer sa voiture avec un logiciel est beaucoup plus facile que de le réaliser sur papier.
Et pouvoir ressortir les couts annuels ou mensuels est beaucoup plus pratique avec un logiciel de suivi de véhicule.
En résumé, l’informatisation des données de suivi est un réel avantage pour l’utilisateur.

Les types de logiciel pour véhicule

Nous trouvons plusieurs types d’application pour la gestion de vos moyens de locomotions.
Il existe en effet une multitude de logiciels de tous types pour la gestion de véhicule.
Ces logiciels peuvent être de type industriel ou destinés au grand public.
Ce qu’ils apportent à l’utilisateur n’est en aucun cas négligeable.

Pour aller plus loin :

Les bénéfices que vous pourrez tirer de l’utilisation d’une application de gestion de véhicule.

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